La inteligencia artificial está transformando nuestra manera de trabajar. Pero mientras aprendemos a utilizarla para ser más productivos, surge una pregunta que merece la misma atención: ¿qué estamos haciendo para proteger la información que compartimos con ella?
La inteligencia artificial ya forma parte de numerosas actividades profesionales.
La utilizamos para desarrollar propuestas, analizar documentos, preparar presentaciones, investigar mercados, diseñar programas de capacitación y encontrar nuevas maneras de resolver problemas.
Y sus posibilidades son enormes.
Sin embargo, entre el entusiasmo por aprovechar estas herramientas y la velocidad con la que las incorporamos al trabajo cotidiano, podemos pasar por alto una decisión importante: qué información compartimos, con qué plataforma y bajo qué condiciones.
Pensemos en una situación habitual.
Una persona necesita preparar una propuesta para un cliente. Abre ChatGPT, Claude o alguna otra herramienta de IA y comparte documentos internos, información de la organización o resultados de un diagnóstico para recibir recomendaciones.
La herramienta responde en segundos.
El trabajo avanza.
Pero ¿alguien verificó previamente si esos documentos podían compartirse? ¿Conoce la persona las políticas de tratamiento de datos de la plataforma? ¿Existe algún criterio dentro de la empresa que oriente estas decisiones?
No se trata de cuestionar el valor de la tecnología.
Se trata de acompañar su adopción con una cultura de responsabilidad y criterio de la persona que trabajará el documento.
¿Es seguro utilizar ChatGPT con información de una empresa?
La respuesta depende del tipo de información, la configuración de privacidad, el plan contratado y las condiciones del proveedor.
Por ejemplo, ChatGPT permite desactivar el uso de nuevas conversaciones para entrenar sus modelos mediante la opción Mejorar el modelo para todos, disponible en sus controles de datos.
Por otra parte, OpenAI indica que, de manera predeterminada, no utiliza la información empresarial de ChatGPT Business y Enterprise para entrenar sus modelos.
Pero existe una distinción fundamental:
Que una conversación no se utilice para entrenamiento no significa que cualquier documento sea adecuado para compartir.
La confidencialidad también depende de los permisos de acceso, los acuerdos con clientes, las políticas de conservación de datos, las aplicaciones conectadas y las prácticas internas de la organización.
Por eso, antes de utilizar inteligencia artificial para trabajar con información profesional, conviene establecer algunos criterios.
7 prácticas para utilizar inteligencia artificial de manera responsable en el trabajo
1. Configura la privacidad antes de compartir información
Una de las primeras acciones recomendables es conocer los controles de privacidad de las herramientas utilizadas.
En ChatGPT, si trabajas desde una cuenta personal, puedes:
- Abrir Configuración.
- Seleccionar Controles de datos.
- Buscar la opción Mejorar el modelo para todos.
- Desactivarla.
Esta configuración permite impedir que las nuevas conversaciones elegibles se utilicen para entrenar los modelos.
También es importante distinguir entre cuentas personales y soluciones empresariales, ya que pueden ofrecer diferentes condiciones de tratamiento de datos, administración y seguridad.
Recomendación para organizaciones: documentar qué plataformas están autorizadas para uso profesional y qué configuraciones deben aplicar quienes las utilizan.
2. Clasifica la información antes de introducirla en una herramienta de IA
No toda la información tiene el mismo nivel de sensibilidad.
Podemos distinguir tres grandes categorías:
Información pública: artículos, estadísticas publicadas, comunicados e información disponible en sitios oficiales.
Información interna: estrategias comerciales, propuestas, procesos, materiales de capacitación y metodologías propias.
Información confidencial: contratos, bases de datos de clientes o empleados, diagnósticos organizacionales, resultados individuales e información protegida mediante acuerdos de confidencialidad.
Mientras que la información pública generalmente puede utilizarse con menor riesgo, los documentos internos y confidenciales requieren controles adicionales.
Una pregunta antes de compartir un archivo puede evitar muchos problemas: ¿realmente necesito incluir toda esta información para obtener el resultado que busco?
3. Comparte únicamente la información indispensable
La inteligencia artificial no siempre necesita conocer el nombre del cliente, su facturación, sus colaboradores o sus resultados específicos para ayudarnos a estructurar una propuesta.
En ocasiones basta con describir el contexto.
Por ejemplo, en lugar de compartir:
"Necesito una propuesta para la empresa X, con 430 empleados, los siguientes resultados de entrevistas y estos conflictos identificados entre directivos..."
Podríamos solicitar:
"Ayúdame a estructurar una propuesta de desarrollo organizacional para una empresa mediana del sector industrial que busca fortalecer la colaboración y la movilidad interna de talento".
La segunda solicitud permite trabajar sobre el problema sin exponer directamente a la organización.
Sin embargo, hay que recordar que anonimizar no siempre elimina la posibilidad de identificar a una persona o empresa, particularmente cuando se combinan detalles específicos.
Y si existe un acuerdo de confidencialidad, la anonimización no sustituye las autorizaciones necesarias.
4. Revisa los archivos, conversaciones y enlaces compartidos
Con el tiempo, las plataformas de inteligencia artificial pueden acumular un volumen considerable de información de trabajo.
Documentos utilizados para propuestas, conversaciones sobre clientes, materiales estratégicos y archivos que ya no necesitamos consultar.
Por ello conviene establecer revisiones periódicas.
En ChatGPT, por ejemplo, es posible revisar conversaciones, proyectos y enlaces compartidos.
Una consideración importante: en cuentas personales, un enlace compartido puede permitir que cualquier persona que tenga acceso a esa URL consulte su contenido.
Además, eliminar una conversación o archivo no necesariamente elimina todas las copias, referencias o información previamente compartida por otros medios.
Buena práctica: conservar la documentación oficial en repositorios empresariales autorizados y revisar periódicamente qué materiales permanecen en las herramientas de IA.
5. Comprende cómo funcionan la memoria y las aplicaciones conectadas
Algunas herramientas de IA pueden utilizar información de conversaciones anteriores para ofrecer respuestas más contextualizadas.
Esta capacidad puede resultar muy útil para trabajar con proyectos de largo plazo.
Pero también significa que vale la pena revisar la información que se está utilizando para personalizar las respuestas.
En ChatGPT, la configuración de Memoria se encuentra en el apartado de Personalización.
Asimismo, las conexiones con servicios externos, como correo electrónico o almacenamiento de documentos, deben revisarse para verificar qué información puede consultar cada herramienta.
Un principio práctico es conceder únicamente los permisos necesarios y retirar aquellos que ya no se utilizan.
6. Incorpora la seguridad en los programas de capacitación en IA
Aprender a escribir buenos prompts es útil.
Saber crear presentaciones con IA también.
Pero una capacitación verdaderamente integral debería incluir otros conocimientos:
- Qué información puede compartirse y cuál requiere autorización.
- Cómo identificar datos personales y confidenciales.
- Cómo verificar las respuestas y detectar información incorrecta.
- Cómo utilizar las configuraciones de privacidad.
- Cómo proteger documentos y controlar sus permisos.
- Cuándo es necesaria la revisión humana.
No basta con conocer las funcionalidades de una plataforma.
También necesitamos desarrollar criterio para decidir cuándo, cómo y para qué utilizarla.
Esto cobra especial relevancia para áreas como Recursos Humanos, que trabajan habitualmente con información sensible de colaboradores, evaluaciones, compensaciones y procesos organizacionales.
7. Establece una política interna de uso responsable de inteligencia artificial
Las organizaciones pueden beneficiarse de contar con lineamientos claros que respondan preguntas cotidianas.
- ¿Qué herramientas están autorizadas?
- ¿Qué información podemos compartir?
- ¿Quién debe aprobar el uso de documentos confidenciales?
- ¿Cómo se revisan los permisos?
- ¿Qué hacemos si detectamos que se compartió información sensible por error?
- ¿Quién es responsable de verificar los resultados generados?
Una política útil no tiene que convertirse en un documento interminable.
Debe ser comprensible, accesible y aplicable al trabajo cotidiano.
Idealmente, también debería actualizarse conforme evolucionan las herramientas y las necesidades de la organización.
La seguridad de la IA también es un tema de cultura organizacional
La conversación sobre inteligencia artificial suele concentrarse en tecnología, automatización y productividad.
Pero su implementación también transforma hábitos, responsabilidades y formas de colaboración.
Una empresa puede contar con herramientas avanzadas y, al mismo tiempo, carecer de acuerdos claros sobre cómo utilizarlas.
Por eso, adoptar IA de manera responsable requiere algo más que nuevas licencias o programas de capacitación.
Requiere generar condiciones para que las personas puedan experimentar, aprender, preguntar y tomar decisiones informadas.
Desde la perspectiva de MAREA Consulting, la confianza y la claridad organizacional son condiciones importantes para que la innovación pueda sostenerse en el tiempo.
Cuando las personas conocen los criterios de uso, las responsabilidades y los límites de una herramienta, pueden incorporarla a su trabajo con mayor seguridad.
La transformación digital también es una transformación cultural.
Checklist: 7 preguntas antes de utilizar IA en tu organización
Antes de compartir información con una herramienta de inteligencia artificial, vale la pena preguntarse:
- ¿La herramienta está autorizada para uso profesional?
- ¿Conozco sus configuraciones y condiciones de privacidad?
- ¿La información contiene datos personales o confidenciales?
- ¿Tengo autorización para compartirla?
- ¿Puedo obtener el mismo resultado utilizando menos información?
- ¿Sé quién puede acceder al contenido y durante cuánto tiempo?
- ¿Habrá revisión humana antes de utilizar el resultado?
Estas preguntas pueden convertirse en una práctica sencilla dentro de los equipos.
El siguiente paso: de utilizar IA a utilizarla con criterio
La inteligencia artificial seguirá abriendo oportunidades para mejorar procesos, ampliar capacidades y desarrollar nuevas formas de trabajo.
El desafío no consiste únicamente en adoptarla más rápido.
Consiste en integrarla de manera que fortalezca nuestras capacidades sin comprometer la información, la confianza y las responsabilidades que acompañan nuestro trabajo.
En MAREA Consulting creemos que las transformaciones organizacionales sostenibles comienzan cuando las herramientas, las personas y la cultura avanzan juntas.
Incorporar inteligencia artificial es una decisión tecnológica. Utilizarla con criterio es una responsabilidad organizacional.
MAREA Consulting | Transformación cultural, liderazgo y desarrollo organizacional.
Nota: Las configuraciones de privacidad pueden cambiar. Es recomendable consultar periódicamente la documentación oficial de cada proveedor y las políticas de seguridad de la organización.
